Asistente Administrativo/A, México

Descripción del puesto

Acerca de PADF

La Fundación Panamericana para el Desarrollo (PADF por sus siglas en inglés) cree en la creación de un hemisferio de oportunidades para todas las personas. Trabajamos en América Latina y el Caribe para fortalecer nuestra región: más saludable, pacífica, justa, inclusiva, resiliente y sostenible para las generaciones actuales y futuras. Durante casi 60 años, hemos servido a las comunidades más vulnerables, invirtiendo recursos en todo el hemisferio. Nos asociamos y capacitamos a la sociedad civil, los gobiernos y el sector privado para el bien común de la región.

Descripción general de la posición

PADF México busca un /a asistente administrativo/a. Esta posición interactúa internamente con el Director de proyecto de acompañamiento a la industria automotriz para la implementación de la reforma laboral (proyecto) y equipo de proyecto. Externamente, en coordinación con los socios, aliados y funcionarios públicos, así como con el resto de colaboradores y colaboradoras de PADF México según lo requiera su función.

Reporta al director de proyecto con sede en la Ciudad de México. Las responsabilidades específicas para supervisar son; el seguimiento a las tareas administrativas y de logística del proyecto; garantizar el óptimo cumplimiento de todas las responsabilidades y llevar a cabo el trabajo de manera eficiente cumpliendo con el código de conducta y las políticas de PADF.

Funciones y responsabilidades esenciales

• Recopilar y documentar información de soporte con socios.
• Dar seguimiento a la facturación de gastos del proyecto.
• Trabajar en conjunto con el área con finanzas, comunicación y otras áreas para el logro de actividades del proyecto.
• Mantener actualizada la información a su cargo.
• Realizar cotizaciones y compras relacionadas con el proyecto.
• Realizar otras tareas que en el marco de sus funciones le sean asignada por su supervisor.
• Elaborar y presentar reportes de gastos y presupuestos
• Planificación de reuniones, realización detallada de minutas.
• Gestión administrativa, operativa y logística en la realización de talleres, cursos, webinars, y otros eventos.
• Comunicación, seguimiento y acompañamiento en soporte de actividades con socios del proyecto.
• Garantizar la seguridad, custodia y buen uso de la información, documentación y material audiovisual que esté bajo su responsabilidad.
• Asistir en la preparación de informes trimestrales.
• Realización de cotizaciones, reservas, preparativos de viajes.
• Tener comunicación permanente y oportuna con el supervisor respecto a los avances y/o dificultades en la realización de sus actividades.

Competencias

Orientación al servicio: proporciona un trabajo que integra el respeto, la tolerancia, la adaptabilidad, recursividad, destreza y sensibilidad social.

Capacidad de adaptación al cambio: capacidad para adaptarse y avenirse a los cambios, modificando si fuese necesario su propia conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nueva información o cambios del medio.

Trabajo en equipo– capacidad de trabajar formando sinergia y en coordinación respetuosa con otros miembros del equipo.

Comunicaciones: capacidad para comunicarse de manera asertiva y efectiva, fomentando el respeto mutuo, el diálogo constructivo y un ambiente de trabajo positivo.

Características Personales

• Orientación a resultados: motivado para lograr y llevar las tareas a término. Excelente en el seguimiento. Demuestra un impulso y voluntad de trabajar duro, con trabajo en equipo, comunicación y colaboración.
• Flexibilidad demostrada: capacidad para innovar en el marco de los requisitos de cumplimiento de los donantes y adaptarse en circunstancias imprevistas.
• Habilidades interpersonales: Inteligencia emocional y empatía.
• Equidad e inclusión: comprensión y sensibilidad a la diversidad y género dentro de las dinámicas de equipo y programáticas.

Calificaciones requeridas

• Conocimiento básico de programas de software de imagen y bases de datos.
• Licenciatura en administración, contabilidad o finanzas.
• Manejo básico del idioma inglés.
• Experiencia en organización y desarrollo de eventos; control de inventarios, gestión de archivos, edición.
• Experiencia de 2 años de trabajo en su campo profesional en organizaciones de la sociedad civil y/o sector público y/o 2 años de experiencia en el manejo y conocimiento de: administración, costos y presupuesto; planeación, organización y logística de actividades; análisis de información tanto cualitativa como cuantitativa

Más de PADF

PADF es una organización independiente sin fines de lucro establecida por la Organización de los Estados Americanos (OEA) en 1962.

Los valores centrales de PADF (por sus siglas en inglés) son “H-E-A-R-T” = Honestidad, Excelencia, Responsabilidad, Respeto y Trabajo en Equipo.

PADF es fuerte porque somos diversos. PADF es fuerte porque somos diversos. Buscamos activamente un grupo diverso de candidatos y alentamos a personas de todos los orígenes a postularse. PADF no discrimina por capacidad, edad, identidad y expresión de género, origen nacional, raza y etnia, creencias religiosas, orientación sexual o antecedentes penales. Damos la bienvenida a todo tipo de diversidad. Nuestros empleados incluyen personas con o sin hijos o hijas, autodidactas y con educación universitaria, así como pertenecientes a una amplia gama de culturas, idiomas, antecedentes socioeconómicos y perspectivas del mundo.